Microsoft 365 als Kollaborations- und Unternehmensplattform
Microsoft 365 ist eines der heißesten Themen in der gegenwärtigen Legal-Tech-Szene und fast jedes Unternehmen arbeitet seit Jahren mit Microsoft und ist somit fester Bestandteil beinahe jeder IT Plattform Strategie. In Zukunft wird dies mit der Microsoft 365 Cloud erweitert und somit das gesamte Unternehmen digital.
Mit Azure, Microsoft 365 und einer Palette von Cloud-Lösungen haben sich die Möglichkeiten im Einsatz komplett verändert – es gibt viele neue Anwendungsmöglichkeiten, aber auch neue Herausforderungen für Unternehmen und Anwender. Wer sich in der neuen digitalen Arbeitswelt behaupten will, der weiß, dass Anpassungsfähigkeit an neue Trends nicht nur wichtig, sondern überlebensnotwendig ist und viele neue Möglichkeiten, Chancen und Verbesserungen bietet.
Microsoft 365 ist deshalb Teil der globale IT Strategie von Unternehmen, weil es eine hochverfügbare, -sichere und skalierbare Cloud-Plattform mit einer Reihe von Produktivitäts- und Kollaborationsanwendungen sowie Cloud-Diensten bereitstellt.
Tools, wie Word, Excel, Teams und Outlook Tools und deren Funktionen helfen Unternehmen und Rechtsabteilungen dabei, die Zusammenarbeit, Kommunikation und Produktivität zu verbessern und eine sichere Plattform für die Speicherung und den Zugriff auf Unternehmensdaten bereitzustellen. Die Plattform ist Cloud-basiert, was bedeutet, dass die Mitarbeiter von überall und auf jedem Gerät darauf zugreifen können.
Microsoft und die Office 365 Produkte sind in den meisten Unternehmen im Einsatz und Benutzer arbeiten seit Jahren mit den Tools. Damit sind Strukturen, Prozesse und auch gesamte Teams und Abteilungen aus dem Einsatz der Produkte entstanden und es gibt etablierte und bewährter Verfahren für Wartung & Verwaltung und Governance, Compliance und IT Security.
In diesem Whitepaper wollen wir nicht nur aufzeigen, wie man Microsoft 365 Standard Services für die Kollaboration von Verträgen nutzen kann, sondern auch erläutern, warum wir uns Microsoft 365 als die optimale Plattform ausgesucht haben, um mit LEDOX365 eine Contract Lifecycle Management Plattform zu schaffen, die alle Prozesse und Dimensionen des Vertragslebenszyklus digital in einer hochverfügbaren, skalierbaren und hochsicheren Private Cloud Application abbildet.
Eine Private Cloud Application (PCA) ist eine Softwareanwendung, die in einer privaten Cloud-Umgebung, wie z.B. ein Micrsoft 365 Tenant, gehostet wird und nur für eine spezifische Organisation reserviert ist. Sie bietet mehr Kontrolle und Sicherheit als öffentliche Cloud-Dienste, wie z.B. SaaS Plattformen. Bei PCA werden keine Daten außerhalb ihrer Umgebungen verarbeitet und gespeichert und dies senkt somit das Risiko und erhöht die Sicherheit für die Daten ihres Unternehmens.
Microsoft 365 als die optimale Plattform für das Management von Verträgen
Mit den Anforderungen an die Rechtsabteilungen steigen auch die Erwartungen:
Rechtsabteilungen werden mehr und mehr wie andere Abteilungen behandelt und KPIs wie Effektivität, Effizienz, Kosten und Produktivität bestimmen zunehmend die Agenden. Technologie bzw. generell die Digitalisierung sind wesentliche Treiber. Individuelle Lösungen für einzelne Probleme sind nicht nachhaltig. Mit Insellösungen steigen Komplexität und Kosten, während die Akzeptanz der Anwender sinkt. Ähnlich wie in anderen Branchen und Anwendungsbereichen ist ein Trend zu Plattformen zu beobachten, die bereits in den Unternehmen akzeptiert und etabliert sind, wie z.B. Microsoft 365.
Standard Office Services, wie MS Word, Excel, Outlook und Teams/SharePoint haben sich bereits zu den Standard Handwerksmitteln von Anwält*innen entwickelt und decken bereits einen großen Teil der digitalen täglichen Tools ab. Diese sind nahtlos in Microsoft 365 integriert und ermöglichen eine digitale Kollaboration mit Kollegen und Externen in Echtzeit.
Echtzeit Kollaboration und eine sichere digitale Arbeitswelt werden von innovativen Services und Diensten wie Teams, Viva, Purview und den Co-Pilots in der Cloud umringt und definieren global eine neue Art und Weise des Arbeitens, auch für Anwälte und Rechtsabteilungen. Wer hätte vor Jahren digitale Verhandlungen für möglich gehalten?
Weiterhin gibt zum Beispiel die Power Plattform die Möglichkeit für no-/low-code Anwendungen und ermöglicht die einfache Erstellung von Unternehmensanwendungen und Automation für Rechtsprozesse in Abteilungen und Unternehmen zusammen mit der IT.
Zusätzlich liefern Automatisierte Bi Reports Echtzeit Daten über KPIs und können zum aktiven Steuern von Unternehmen, Rechtsabteilungen und Prozessen genutzt werden.
Zugrunde liegt ein umfassendes Daten-Sicherheits-, Governance- und Compliance Konzept für die gesamte M365 Plattform und dieses wird von Microsoft 365 Services, wie Purview, und der Azure Plattform ausgeführt. Service Teams, Administratoren und Architekten managen und verwalten Nutzer, Anwendungen und das gesamte interne digitale Ökosystem zusammen mit legal Compliance und Governance. Vieles davon merkt der Business Nutzer gar nicht.
All diese Vorteile und Funktionen sind mit großer Wahrscheinlichkeit bereits in ihrem Unternehmen implementiert, etabliert und werden täglich genutzt oder stehen in der Planung für die kommenden Jahre. Doch diesen Services fehlt ein einheitlicher Standardprozess und eine sortierte Benutzeroberfläche, die alle diese Funktionen in einer Vertragsmanagement Plattform vereint. Deshalb haben wir LEDOX365 designed und entwickelt.