Verträge, Angebote, NDAs: In vielen Unternehmen bremsen manuelle Freigabeprozesse den Geschäftsalltag. Unterschiedliche Abteilungen, uneinheitliche Freigabeketten und manuelle Abstimmungen führen nicht nur zu Zeitverlust, sondern auch zu erhöhtem Risiko in Bezug auf Compliance und Governance.
Ein moderner Genehmigungsprozess muss heute mehr leisten: flexibel, sicher und nachvollziehbar. Wenn Sie Genehmigungsworkflows standardisieren und optimieren, gewinnen Sie nicht nur an Effizienz, sondern auch an Kontrolle. LEDOX365, das Contract Lifecycle Management (CLM) System auf Basis von Microsoft 365, bietet dafür die passende Lösung – durchdacht, integriert und praxisnah.
Warum unklare Freigaben zum Risiko werden
In der Vertragsarbeit ist der Genehmigungsprozess ein kritischer Schritt – und häufig ein Engpass. Vor allem in Rechtsabteilungen oder Compliance-relevanten Bereichen entstehen durch manuelle oder uneinheitliche Prozesse teils gravierende Folgen:
Verzögerte Vertragsabschlüsse durch unklare Zuständigkeiten
Medienbrüche und fehlende Dokumentation
Unterschiedliche Prozesse je nach Abteilung oder Region
Reputations- und Haftungsrisiken bei fehlender Nachvollziehbarkeit
Hoher Abstimmungsaufwand bei individuellen Freigabepfaden
Gerade bei wachsendem Vertragsvolumen oder mehreren Standorten wird das Thema schnell zur operativen Belastung – und zur Schwachstelle im Governance-System.
Zwei Wege zur Effizienz: So unterstützt LEDOX365 die Prozessgestaltung
LEDOX365 bietet Unternehmen zwei zentrale Möglichkeiten, Genehmigungsworkflows standardisiert und zugleich flexibel abzubilden – je nach Reifegrad, Use Case oder interner Richtlinienlage.
1. Freie Genehmigungsworkflows – maximale Flexibilität
Für dynamische Organisationen oder weniger standardisierte Vertragsarten ist es oft notwendig, individuell über den Genehmigungsweg zu entscheiden. Mit LEDOX365 können Nutzer genau das tun:
Auswahl der relevanten Rollen oder Personen im Freigabeprozess
Intuitive Erstellung des Workflows – ganz ohne IT-Support
Automatische Benachrichtigungen und revisionssichere Dokumentation
Volle Transparenz über den Status jeder Freigabe
Diese Option eignet sich ideal für agile Teams oder neue Geschäftsbereiche, in denen Prozesse noch nicht durchgängig geregelt sind.
2. Regelbasierte Workflows – strukturierte Compliance
Für Unternehmen mit klaren Richtlinien bietet LEDOX365 standardisierte Genehmigungsprozesse, die sich an Vorgaben wie Vertragstyp, Laufzeit oder Budget orientieren.
Beispiele für konfigurierbare Regeln:
Vertragstyp (z. B. NDA, Lieferantenvertrag, Kooperationsvertrag)
Organisationseinheit oder Land
Vertragslaufzeit (z. B. > 24 Monate)
Vertragsvolumen (z. B. > 100.000 €)
Tags/Klassifizierungen (z. B. „strategisch“, „kritisch“, „IT-relevant“)
Daraus ergeben sich automatisch die richtigen Genehmigerrollen – etwa Fachabteilung, Legal, Finance oder Management. Die Freigabe erfolgt in der definierten Reihenfolge, der Prozess läuft vollständig automatisiert.
Governance & Effizienz: Kein Widerspruch
Automatische Steuerung der Freigaben
Klare Verantwortlichkeiten
Vollständige Prozessdokumentation
Nutzerfreundlich direkt in Microsoft Teams, Outlook oder SharePoint
Das Ergebnis: Rechtssicherheit ohne bürokratischen Overhead.
Die konkreten Vorteile für Ihre Organisation
Wenn Sie mit LEDOX365 Ihre Genehmigungsworkflows standardisieren und optimieren, profitieren Sie mehrfach:
Effizienzsteigerung: Schnellere Vertragsabschlüsse, weniger Rückfragen
Transparenz: Jeder Schritt ist dokumentiert, jeder Status nachvollziehbar
Sicherheit: Prozesse entsprechen unternehmensinternen Richtlinien
Flexibilität: Kombinierbar mit individuellen Anforderungen oder Sonderfällen
Microsoft 365 Integration: Kein zusätzlicher Schulungsaufwand
- Skalierbarkeit: Vom Mittelstand bis zum internationalen Konzern
Für diese Unternehmen und Rollen lohnt sich LEDOX365 besonders
Mit den intelligenten Genehmigungsworkflows in LEDOX365 gewinnen Rechtsabteilungen und Legal Operations an Kontrolle, Geschwindigkeit und Qualität – und stellen sicher, dass kein Vertrag mehr unkontrolliert durchs Unternehmen wandert.
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Fazit: Standardisieren, wo sinnvoll – flexibilisieren, wo nötig. Mit LEDOX365 holen Sie mehr aus jedem Freigabeprozess heraus – strukturiert, sicher und effizient.