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LEDOX365 DMS Audit-proof document management system for EnBW

Einführung LEDOX365 DMS

Revisionssicheres Dokumentenmanagement-System für EnBW / GE Trading. 

Die EnBW Energie Baden-Württemberg AG, eine der größten Energieversorgungsunternehmen Deutschlands, entschied sich für die Einführung von LEDOX365, um ein zentrales und audit-sicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu schaffen.

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CLM Projekt

Einführung eines revisionssicheren DMS in Microsoft 365 mit LEDOX365

EnBW stand vor der Herausforderung, ein auf Microsoft 365 basierendes DMS zu etablieren, dass alle Anforderungen an die revisionssichere Dokumentenverwaltung erfüllt.

Das verantwortliche Team startete ein Projekt zur Einführung eines revisionssicheren DMS in Microsoft 365 mit LEDOX365. Mit der Unterstützung des Expertenteams der Join GmbH konnte EnBW erfolgreich LEDOX365 in binnen weniger Monate implementieren und den Nutzer verfügbar machen.

Speziell angepasste Workflows wurden für die Bearbeitung und Archivierung regulatorischer Dokumente entwickelt, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen. Ziel war es, den gesamten Lebenszyklus regulatorischer Dokumente, Verträge und Sitzungsmaterialien effizient zu verwalten und den hohen Compliance-Anforderungen gerecht zu werden.

Etablierung eines zentralisierten und revisionssicheren DMS in Microsoft 365

„Mit LEDOX365 verfügen wir über ein modernes, zentrales und revisionssicheres Dokumentenmanagement. Die vorhandenen Suchmechanismen ermöglichen es uns, die benötigten Informationen schnell zu finden und sparen uns enorm viel Zeit. Dedizierte, rollenbasierte Zugriffsrechte gewährleisten dabei, dass sensible Informationen stets geschützt bleiben und nur autorisierte Personen Zugang erhalten. Darüber hinaus verbessert die Verwaltung von gelenkten Dokumenten unsere internen Prozesse und gibt uns die Gewissheit, dass wir für interne und externe Audits stets gewappnet sind.“

Vera Koppert
Governance & Certification Management | Trading, EnBW Energie Baden-Württemberg AG

Erfahren Sie mehr über die DMS Funktionen

LEDOX365 bei EnBW / GE Trading

Highlights der Implementierung

Revisionssicheres Dokumentenarchiv

LEDOX365 fungiert als audit-sicheres Archiv, dass den gesetzlichen Aufbewahrungsanforderungen gerecht wird und den manuellen Dokumentationsprozess ersetzt.

Benutzerfreundlichkeit und Effizienz

LEDOX365 bietet eine intuitive Oberfläche und vereinfacht das Finden und Verwalten von Dokumenten, da alle Informationen zentral und leicht durchsuchbar sind.

Regulatorische Konformität

Rollenbasierte Zugriffskontrollen gewährleisten, dass sensible Informationen nur von autorisierten Personen eingesehen werden können und schützen so vor unbefugtem Zugriff. 

Prozessverbesserung

LEDOX365 unterstützt die Verwaltung gelenkter Dokumente der EnBW bei der Einhaltung interner und externer Prüfungsanforderungen und optimiert die Effizienz der internen Prozesse. 

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